Буклет на тему «Кто такой делопроизводитель, плюсы-минусы работы, что нужно знать?»

Делопроизводитель организует работу с документами в организации: принимает, регистрирует, передаёт и хранит их. Он следит, чтобы письмо, приказ или договор попали к нужному человеку и не потерялись.

• Приём и регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

• Ведение журналов, картотеки или электронной базы документов.

• Передача бумаг исполнителям и контроль сроков ответа.

• Подготовка документов к архивному хранению.

Для этой работы нужны аккуратность и внимательность к деталям: ошибка в дате, номере или адресате может испортить весь документ.

• Нужно знать правила оформления документов, деловой переписки и работы с архивом.

• Во многих организациях делопроизводитель работает с электронным документооборотом и офисными программами.

• Важны умение быстро находить нужные сведения и соблюдать конфиденциальность.

В должностных инструкциях делопроизводителя часто отдельно указывают не только регистрацию документов, но и выдачу справок по ним, составление описей и передачу дел в архив. То есть эта профессия связывает текущую работу офиса и сохранность документов на долгий срок.

У профессии есть и плюсы, и минусы. Она подходит тем, кто спокойно относится к однотипным задачам и любит порядок в документах.

• Среди плюсов — стабильная работа, понятные обязанности и востребованность в школах, больницах, фирмах и государственных учреждениях.

• Среди минусов — однообразие, большая ответственность за сроки и документы, а также необходимость постоянно соблюдать правила оформления.

• В некоторых организациях круг обязанностей бывает очень широким и включает и бумажный, и электронный архив.

Делопроизводитель нужен почти в любой организации, где есть приказы, письма, договоры и отчёты. Без этого сотрудника документы трудно учесть, найти и передать на исполнение.

• Работа строится вокруг учёта, регистрации, систематизации и хранения бумаг и электронных файлов.

• Часто делопроизводитель работает с входящей и исходящей корреспонденцией, журналами регистрации и номенклатурой дел.

• Профессию можно получить в колледже, а также через курсы и программы профессиональной переподготовки.

• На практике ценятся аккуратность, грамотность, знание делового стиля и уверенная работа с офисной техникой.