Буклет на тему «защита данных персонала»

Защита данных персонала — это правила обработки сведений о работниках и соискателях, которые работодатель собирает и хранит в кадровых документах, базах и информационных системах. Трудовой кодекс требует использовать их только для законных целей: оформления трудовых отношений, контроля работы и обеспечения личной безопасности.

• Все персональные данные работника должны получаться у него самого. Если сведения нужны от третьего лица, работника заранее уведомляют и получают его письменное согласие.

• Работник должен быть ознакомлен под подпись с документами, где описан порядок обработки его данных, а также с правами и обязанностями в этой области.

Персональные данные сотрудников защищаются не только от постороннего доступа, но и от случайного удаления, изменения, блокировки и копирования. Для этого закон требует принимать правовые, организационные и технические меры.

• К таким мерам относятся определение угроз безопасности, разграничение доступа и применение средств защиты в информационных системах персональных данных.

• Если работодатель обрабатывает данные как оператор, он должен уведомить уполномоченный орган до начала обработки, если нет законного исключения.

• Перечень и объём данных должны соответствовать цели обработки и не выходить за пределы, установленные трудовым законодательством.

Одна из самых необычных норм прямо запрещает брать любые сведения «на всякий случай»: работодатель должен собирать только те данные, которые действительно нужны для законной цели. Именно поэтому личные сведения сотрудника в кадровой системе не могут превращаться в общий архив без ограничений.

К персональным данным персонала относят фамилию, имя, отчество, дату рождения, адрес, паспортные сведения, сведения о работе, образовании и оплате труда, если они позволяют идентифицировать человека.

• Обработка включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, передачу, блокирование, удаление и уничтожение сведений.

• Для кадровых служб важен принцип минимизации: объём данных должен быть достаточным, но не избыточным по отношению к цели обработки.

• Передача сведений третьим лицам без согласия допускается только в случаях, прямо предусмотренных федеральным законом.

Защита данных персонала строится вокруг трёх видов мер: правовых, организационных и технических. Они применяются вместе, а не по отдельности.

• В организациях используются локальные акты, пароли, разграничение прав доступа, учёт носителей, хранение документов в закрытых помещениях и защита информационных систем.

• С 27 июля 2006 года действует Федеральный закон № 152-ФЗ, который закрепил общие правила обработки и защиты персональных данных.

• Для работников отдельные правила установлены статьёй 86 Трудового кодекса Российской Федерации, где описаны цели обработки, порядок получения сведений и требования к ознакомлению сотрудников.